Как вежливо напомнить о себе иностранному клиенту и не выглядеть навязчиво

Есть момент, который вызывает дискомфорт почти у всех.

Вы отправили письмо.

Или коммерческое предложение.

Или запрос.

Или важный документ.

Прошёл день.

Потом два.

Потом неделя.

Ответа нет.

И начинается внутренний диалог:

«Напомнить о себе?»

«А вдруг это будет выглядеть навязчиво?»

«Может, человек просто занят?»

«А может, он уже не заинтересован?»

В итоге многие выбирают самый безопасный вариант.

Молчать.

И часто теряют клиентов, проекты и возможности.

Потому что в международной коммуникации follow-up — это не навязчивость.

Это нормальная часть делового общения.

Вопрос только в том, как это делать.

• Молчание не всегда означает отказ

Это первое, что важно понять.

Особенно если вы работаете с иностранными клиентами.

Отсутствие ответа может означать что угодно:

— письмо потерялось среди других;
— человек был в отпуске;
— возникли срочные задачи;
— решение ещё не принято;
— письмо прочитали и забыли ответить.

Последний вариант встречается гораздо чаще, чем кажется.

Поэтому отсутствие ответа далеко не всегда означает отсутствие интереса.

• Самая частая ошибка — писать так, будто вам должны

Многие follow-up письма звучат примерно так:

«Я уже неделю жду ответа.»

«Напоминаю о своём запросе.»

«Пожалуйста, ответьте как можно скорее.»

Даже если автор не хотел давить, сообщение может восприниматься именно так.

Человек чувствует претензию.

А претензии редко повышают желание отвечать.

• Хороший follow-up всегда выглядит лёгким

Самое безопасное напоминание обычно выглядит примерно так:

Hi John,

Just wanted to follow up on my previous email and check whether you've had a chance to review it.

Looking forward to hearing your thoughts.

Это занимает несколько секунд на чтение.

Не создаёт давления.

И не заставляет собеседника оправдываться.

• Не обвиняйте человека в молчании

Есть тонкая разница между:

«Вы ещё не посмотрели мой документ?»

и

«Удалось ли вам ознакомиться с документом?»

Смысл почти одинаковый.

Но первое звучит как упрёк.

Второе — как нормальный рабочий вопрос.

В международной переписке такие нюансы имеют огромное значение.

• Предлагайте следующий шаг

Одна из лучших техник — не просто напомнить о себе, а помочь собеседнику принять решение.

Например:

If it's easier, I'd be happy to arrange a short call to discuss this.

или

Let me know if you need any additional information from my side.

Так вы не просто спрашиваете:

«Ну что там?»

А показываете готовность двигаться дальше.

• Не бойтесь писать повторно

Многие отправляют одно письмо и исчезают.

Хотя опытные специалисты знают: очень большое количество сделок происходит после второго, третьего или даже четвёртого контакта.

Разумеется, речь не идёт о ежедневных сообщениях.

Но аккуратные follow-up письма с интервалом в несколько дней или неделю — абсолютно нормальная практика.

И зачастую ожидаемая.

• Краткость работает лучше настойчивости

Когда ответа нет, появляется соблазн написать длинное письмо.

Напомнить всю историю.

Повторить аргументы.

Ещё раз объяснить предложение.

Но чаще всего работает обратное.

Чем проще и короче сообщение, тем выше вероятность ответа.

Людям легче ответить на три строки, чем на три абзаца.

• Иногда лучший follow-up — это дополнительная ценность

Самые сильные напоминания часто вообще не выглядят как напоминания.

Например:

«Кстати, увидел статью по вашей теме — возможно, будет полезна.»

Или:

«Появилась новая информация по проекту, решил поделиться.»

Такое сообщение не просит внимания.

Оно приносит пользу.

А значит, воспринимается намного лучше.

 

И вот главный вывод

Большинство людей боятся показаться навязчивыми.

Поэтому напоминают о себе слишком редко.

Но в международном бизнесе проблема обычно обратная.

Люди теряют возможности не потому, что слишком часто пишут.

А потому, что слишком быстро исчезают после первого письма.

Хороший follow-up — это не давление.

Это уважительное напоминание о том, что разговор ещё не закончен.

И очень часто именно одно короткое письмо отделяет потерянный контакт от нового клиента, проекта или контракта.

 

More anon

Кирилл Шатилов

Английский для взрослых. Частная практика

Подписка — на Sponsr